Nieuws   

Zoek in nieuws:

Attenderingsmails in spam

04/05/2019 12:39:18

De laatste weken melden mensen steeds vaker dat ze de e-mails die de bibliotheek stuurt niet ontvangen. Meestal zijn ze dan in de spam-map te vinden. Een zg. 'whitelist' kan soelaas brengen.

De bibliotheeksoftware stuurt voor verschillende gebeurtenissen e-mails: wanneer de terugdatum van je materialen nadert, wanneer een reservatie voor je klaarligt, wanneer de afhaaltijd voor je reservaties bijna verstreken is...

De laatste weken melden mensen ons echter steeds vaker dat ze de mails van de bibliotheek niet ontvangen hebben. Jammer genoeg heeft dat vaak een boete tot gevolg. Bijvoorbeeld wanneer materialen niet op tijd worden teruggebracht, of wanneer een reservatie niet wordt afgehaald...

Een vervelend probleem...

Technisch

In de bibliotheek wordt elke mail die door het systeem verstuurd wordt bijgehouden met het precieze tijdstip van verzenden, alsook de eventuele foutboodschap die door de ontvangende e-mailserver teruggegeven werd (bijvoorbeeld in het geval van een fout in het e-mailadres)

De overgrote meerderheid van de mails wordt echter correct, zonder foutboodschap, verzonden. Toch melden mensen steeds vaker dat ze mails niet ontvangen hebben.

Wanneer we de zaak verder bekijken zijn de e-mails echter meestal te vinden in de map met ongewenste e-mails. Soms is die map te vinden in de e-mailsoftware zelf, soms moet je daarvoor inloggen op de webtoepassing van de e-mailprovider in kwestie.

E-mailservers beschouwen de automatische e-mails van de bibliotheek dus onterecht als spam. Aan de kant van de bibliotheek kunnen we daar niets aan doen.

Wat kan je doen?

De eventuele oplossing ligt dus aan de kant van de ontvanger.

De oplossing bestaat er meestal in aan te geven dat de mails van de bibliotheek niet tegengehouden moeten worden. Bij vele e-mailsystemen is er daarvoor een mogelijkheid van een whitelist of een lijst van vertrouwde adressen in te stellen. Meestal moet daarvoor ingelogd worden in de webtoepassing (in een webbrowser) die bij je specifieke e-mail-domein hoort. Gmail is dus wat dat betreft bijvoorbeeld anders dan telenet-mail. In het geval van de bibliotheekmails moet daar dus het e-mailadres bibliotheek@boutersem.be of, algemener, het domein @boutersem.be in toegevoegd worden.

Opgelet! Het eenmalig markeren van een e-mail als "dit is geen spam" blijkt vaak niet voldoende te zijn. Je moet dus wel degelijk inloggen in de webtoepassing van je e-mailprovider...

Hou zelf terugdatum in het oog!

Eens je gewoon bent aan het gemak van attenderingsmails begrijpen we dat mensen zich laten verrassen bij het terugbrengen van materialen indien de mails niet in de gewone inbox terechtkomen. Vermits de e-mails echter aan de kant van de bib foutloos verstuurd worden zijn attenderingsmails die bij spam terechtkomen geen reden om bijvoorbeeld boetes voor te laat terugbrengen kwijt te schelden. Desnooods moet je je toevlucht nemen tot het ouderwetse papiertje aan de ijskast...

Dank voor het begrip voor het standpunt van de bibliotheek!